Premessa

Con l'adozione del programma gestionale nasce l'esigenza di avere un automatismo che consenta di mantenere aggiornate le disponibilità di magazzino, il trasferimento delle anagrafiche dei nuovi clienti e degli ordini tra il sito internet ed il gestionale aziendale.

Analisi dettagliata

Il programma principale è individuato nel gestionale che farà fede per quanto riguarda i dati e la gestione contabile (fatturazione, fornitori, ordini di acquisto e vendita etc etc). Ad oggi possiamo automatizzare: disponibilità di magazzino degli articoli Trasferimento dati ordini (da web a gestionale) che comprende Anagrafica cliente Articoli ordinati con quantita, e prezzo di vendita metodi di pagamento e spedizione scelti Trasferimento fatturazioni da gestionale a web serve per far avanzare lo stato dell'ordine e tenere informato il cliente. la fattura “fiscale” sarà emessa dal gestionale ed inclusa nella spedizione Trasferimento spedizioni da gestionale a web Serve per comunicare al cliente che l'ordine è stato spedito, viene inviata una mail di spedizione avvenuta con link per seguire il pacco Per svolgere queste attività viene fornito un programma da installare su un vostro pc chiamato “E-commerce” che si occupa del trasferimento dati del gestionale al web e viceversa. L'esecuzione delle procedure non è completamente automatica ma semi-automatica in due fasi. Dal Gestionale si “esportano” i dati da trasmettere al web, poi si avvia il programma E-comerce per il trasferimento al web. Oppure dal programma E-commerce si leggono i dati da web (nel caso della raccolta nuovi ordini) e successivamente saranno importati sul gestionale.

Il programma E-Commerce

Si tratta di un programma per PC compatibile con il sistema operativo Windows, il PC sul quale è installato deve essere collegato ad internet e deve poter accedere ad una cartella di scambio dati con il gestionale.
Questo programma svolge per mezzo di una interfaccia semplice ed intuitiva le seguenti funzioni:
1. Sincronizzazione disponibilità di magazzino
2. Raccolta ordini e clienti
3. Aggiornamento stato ordini (fatturazione)

Aggiornamento stato ordini (spedizione)

1. Sincronizzazione disponibilità di magazzino
Questa funzione prevede che il gestionale esporti un file contenente per ogni articolo l'indicazione della giacenza, il programma E-Commerce legge le informazioni prodotte ed aggiorna le disponibilità direttamente sul sito web. Magento è già configurato in modo da decrementare la sua quantità interna in fase di conferma d'ordine ed il gestionale decrementa analogamente la sua quantità in fase di importazione ordine. In caso di nuovi acquisti registrati sul gestionale (acquisto da fornitore) la nuova quantità disponibile sarà inserita direttamente sul web.
2. Raccolta ordini e clienti
I clienti si registrano ed eseguono gli ordini sul sito web tramite questa funzione viene preparato un file da importare sul gestionale che raccoglie i dati del cliente e gli ordini effettuati consentendo quindi al gestionale di procedere senza dover copiare manualmente nessun dato.

Aggiornamento stato ordini (fatturazione)

Dopo aver effettuato la fatturazione sul gestionale se si desidera aggiornare sul sito Magento lo stato dell'ordine da “in attesa” ad “in elaborazione” si può attivare questa funzione che legge le fatture effettuate nel giorno ed aggiorna sul sito lo stato dell'ordine.

Aggiornamento stato ordini (spedizione)

Dopo aver effettuato la spedizione sul gestionale se si desidera aggiornare sul sito Magento lo stato dell'ordine da “in elaborazione” a “spedito” si può attivare questa funzione che legge le spedizioni effettuate nel giorno ed aggiorna sul sito lo stato dell'ordine. Nel caso nel gestionale sia presente un codice di “tracking” è possibile inviare al cliente una mail con le informazioni sull'ordine e sulla spedizione.

Aggiornamento codici dei prodotti

A seguito dell'adozione del gestionale è emersa la necessità di cambiare i codici dei prodotti per razionalizzarli e renderli facilmente gestibili ed identificabili. Magento non consente tramite le procedure di importazione/esportazione la possibilità di cambiare il codice prodotto in quanto esso è la “chiave primaria” che identifica univocamente il prodotto e non può essere cambiato.
Per risolvere questo problema proponiamo di procedere in tre passaggi distinti:
1. StudioZeroPixel fornisce un file Excel contenente Codice e nome dei prodotti attualmente on-line.
2. Il Cliente compila questo file aggiungendo una colonna con il nuovo Codice prodotto
3. StudiozeroPixel realizza un procedura di import che aggiorna automaticamente il codici.